Cztery fundamentalne etapy negocjacji.

Absurdalne jest twierdzenie, że nawet najlepsi negocjatorzy nie przygotowują się do spotkań lub że nie planują dokładnie każdego swojego kroku. Wyjaśnijmy, jakie techniki i wskazówki są pomocne na różnych etapach negocjacji. Niektórzy używają ich instynktownie, inni świadomie.

Etap 1. Przygotowanie, nastawienie, planowanie.

Przygotowanie.

Należy starannie wybrać miejsce i czas spotkania. Ważne sprawy najlepiej załatwiać rano, z czystym umysłem. Miejsce wybiera się zgodnie z zasadą pomocy domu i ścian, starając się wprowadzić drugą stronę w jej własne środowisko, w którym będzie się czuła komfortowo.

Nastawienie.

Na kilka dni przed ważnymi negocjacjami należy uciec od zgiełku i hałasu, aby uniknąć wyczerpania energii, konfliktów i skandali oraz być dostępnym tylko na czas ważnej rozmowy. Jeśli zdarzy się coś nieprzyjemnego, jeśli czujesz się źle, jeśli czujesz się przeciążony, lepiej odłożyć negocjacje na później. Jeśli więc znasz techniki relaksacyjne i samoregulacyjne, nie bądź leniwy w uwalnianiu napięć i przyczyniaj się do poprawy swojej kondycji. W związku z tym warto przygotować wstępny plan rozmowy, znaleźć i przećwiczyć swoje najważniejsze argumenty. Przeanalizuj obiekcje partnera. Przewiduj różne warianty rozmowy i modeluj swoje możliwe działania.

Planowanie.

Dotyczy celu, który chcesz osiągnąć, tj. zamknięcia transakcji, uzyskania inwestycji lub uzgodnienia współpracy. Zawsze pamiętaj o swoim celu i nie oddalaj się od niego zbytnio, nawet jeśli negocjacje są trudne lub partner oferuje Ci coś kuszącego, ale nie to, czego naprawdę potrzebujesz. Czystość, schludność i odpowiedni strój są niezbędnym elementem wizerunku. Dlatego ważne jest, abyś wiedział, z kim rozmawiasz, i abyś wziął pod uwagę naturalną obecność dla celów Twojej firmy. Pamiętaj, aby zabrać ze sobą coś do zapisania głównych punktów, ponieważ w trakcie rozmowy emocje i stres uniemożliwiają dokładne zapamiętanie wszystkiego.

Etap 2. Dialog i propozycje.

Po pierwsze, strony wyrażają swoje intencje i wymieniają poglądy na temat tej samej sytuacji. Kluczowymi elementami są przejrzystość, jasność i szczegółowość. Przejdź do głównego punktu i wzmocnij go dowodami i argumentami. Następnie pozwól partnerowi wyrazić swoje zdanie. Nie poganiaj ani nie wywieraj presji, wręcz przeciwnie, słuchaj i zbieraj informacje. Po tym, jak wszyscy się wypowiedzą, można podsumować ustnie i pisemnie kwestie poruszone przez każdą ze stron, aby uniknąć, że tak powiem, wszelkich nieporozumień.

Etap 3. Negocjacje i kompromis.

Wkraczamy teraz w aktywną fazę negocjacji, w której dyskutujesz, argumentujesz i wykorzystujesz swoje umiejętności perswazji. Jest to najbardziej skomplikowana faza, wymagająca umiejętności negocjacyjnych. Faktem jest, że rzadko kiedy interesy stron są w pełni zbieżne. Kupujący chce kupić taniej, sprzedający chce sprzedać drożej. Taka sytuacja jest dość powszechna. Uczestnicy idą na wzajemne ustępstwa i osiągają kompromis.
W negocjacjach konkurencyjnych ustępstwa i kompromisy, jak pamiętasz, są traktowane jako strata. Na przykład, jeśli wynajmujesz dom lub biuro, dlaczego miałbyś obniżyć cenę? Chyba że trzeba jak najszybciej wynająć powierzchnię. W tym przypadku styl negocjacji wybiera się w sposób demokratyczny, ponieważ potrzebujemy porozumienia. Cena zostaje obniżona, ale najemca zgadza się na przeprowadzenie drobnych napraw na własny koszt.

Etap 4. Podejmowanie decyzji.

Strony się wypowiedziały, zastrzeżenia zostały rozpatrzone, negocjacje się zakończyły. Nadszedł czas na podjęcie decyzji. Nie chcesz się z niczym rozstawać, zastanawiać, ani od razu dochodzić do porozumienia? Nawet jeśli nie wszystko zostanie ustalone na miejscu, dzień po spotkaniu przedstaw partnerowi wynik negocjacji na piśmie, podziękuj mu i daj do zrozumienia, że jego strona jest równie wyrozumiała jak Twoja. Przedstawienie harmonogramu podjęcia ostatecznej decyzji oraz działań, jakie obie strony muszą podjąć, aby do niej doszło.